Čtvrtek, 2. Leden. 2014

4 tipy pro produktivnější 2014

Začíná další rok a možná, že si právě teď dáváte předsevzetí – trávit více času s rodinou, věnovat se více sportu, zdokonalit se v nějakém jazyce, navštívit více marketingových konferencí a školení… Většinou to předpokládá, že toho musíte stihnout více v kratší době. Jinak řečeno: uvážlivě volit, čemu věnovat (a naopak čemu nevěnovat) svůj čas. A i pokud novoroční předsevzetí vyloženě nesnášíte, možná se vám budou hodit následující tipy pro zvýšení vlastní produktivity.

1. Méně e-mailů

Počítali jste někdy, kolik vyřídíte denně e-mailů? Nejenom v agenturách čeká každodenně záplava e-mailů na naše přečtení a zodpovězení. Jakmile ale začneme odpovídat, lidé píšou zpátky (jaká drzost!) a vy okamžitě odpovídáte (a oni okamžitě odpovídají)… A tak se sotva dostaneme k něčemu dalšímu. Večer vypínáte počítač sice s pocitem, že za sebou máte perný den, ale ruku na srdce: kolik z e-mailů (ať už přečtených, nebo odeslaných) skutečně posunulo váš projekt kupředu?

Navykli jsme si odpovídat okamžitě takřka na všechno – to ale znamená, že často řešíme záležitosti s menší prioritou na úkor těch skutečně důležitých krátkodobé záležitosti na úkor těch dlouhodobých. Pokud se potřebujeme věnovat soustředěné práci, je lepší e-mail odsunout stranou a nevěnovat pozornost každé příchozí zprávě. To není velká novinka a zní to možná až banálně – obtížnější je však prokázat důslednost a ubránit se nutkání být neustále online.

Oblíbeným nešvarem je také dávat co nejvíce lidí do kopie – snad aby všichni věděli, na čem strašně důležitém právě daný člověk pracuje?! Hm… A skutečně „skvělé“ je, pokud na tyto hromadné e-maily začnou odpovídat postupně všichni adresáti klepnutím na tlačítko „odpovědět všem“, přičemž vám v dvouminutovém taktu bliká na obrazovce „Máte novou zprávu“.

Výzkum publikovaný v HBR přináší také zajímavé zjištění: pokud vedoucí pracovníci posílají méně e-mailů, ostatní ve firmě je začnou následovat. Výsledek: časem se lidé začnou věnovat více skutečné práci a méně čtení a psaní e-mailů. Pokud tedy vedete tým, projekt nebo rovnou celou organizaci, měli byste to být právě vy, kdo půjde příkladem a nastaví způsob komunikace přes e-mail. A mimochodem: ne, skutečně není známkou produktivity, pokud odpovídáte na e-maily i o půl druhé ráno!

2. Žádné mobily na schůzkách

Pokud netrávíme již čas psaním e-mailů u svých počítačů, pak jej trávíme na dlouhých schůzkách, kde ťukáme – překvapení! – e-maily, pro změnu do svých chytrých telefonů. Tváříme se přitom, že zvládáme „multitasking“ (a je teď zcela jedno, zda jde o ženy nebo muže). Někdy jsem dokonce svědkem toho, jak se prezentující odmlčí a významně pohlédne na účastníka s telefonem, aby se dočkal odpovědi: „Pokračujte, já vás poslouchám!“. Přiznejme si však jednou provždy, že „multitasking“ je mýtus, zejména pokud jde o aktivní naslouchání (což je, mimochodem, problém schůzek sám o sobě).

Výzkum publikovaný ve Forbesu ukazuje, že většina profesionálů považuje užívání telefonů na jednáních za nepřípustné. Avšak nejen kvůli tomu byste měli od prvního ledna nechat mobil v kapse. Nejde jen o zdvořilost. Schůzka, na které všichni koukají a ťukají do svých displejů, je nejenom nepříjemná (nikdo přece nemáme rádi, když mluvíme a náš protějšek místo poslouchání vyřizuje svou korespondenci), ale skutečně i neefektivní (lidé se nesoustředí a neposlouchají, věci se tedy často musí opakovat, nebo se diskuse stočí dokonce k e-mailům místo původního předmětu schůzky).

3. A méně schůzek

Co kdybychom na schůzku raději vůbec nešli? Nemyslím tím zrovna to, že se vykašlete na kolegy nebo obchodní partnery a necháte je čekat, aniž byste se ukázali. Některé věci se ale zkrátka vyřeší snáze jinak (třeba právě přes e-mail), některé věci dobře organizovanou schůzkou. Schůzka by ale neměla být automatickým receptem „jak věc řešit“ (ve stylu „pokud nevím, svolám schůzku“). Ani by neměla sloužit jako alibi ve smyslu „vždyť jsem to neřešil, to jsme chtěli vyřešit společně až na schůzce“.

Nejdůležitější je tedy nejprve odpovědět na otázku, zda se schůzka vůbec má konat (a pokud ano, zda se jí máte účastnit právě vy). Pamatuji si na jednu schůzku svolanou s tím, že „je třeba projít několik dotazů, a to raději osobně“. Nakonec trvala necelých deset minut (doprava na schůzku a ze schůzky však trvala organizátorovi minut čtyřicet!). Chápu, že lidé chtějí řešit některé věci osobně a raději se potkají. Ale v tomto případě by opravdu stačil telefonát. Proč tedy nemít v kalendáři schůzek celkově méně?!

Občas se asi i vám stane, že vyvstanou dotazy – proč se schůzka vlastně koná, jakou má agendu a co je jejím cílem? Má se na schůzce něco rozhodnout? A kdo bude za rozhodnutí odpovědný? Všechny zmíněné otázky měly být zodpovězené už předem – jak jinak. Stejně tak je neefektivní, pokud se mění složení účastníků navazujících schůzek, aniž by si lidé předali informace (a přiznejme si, že věta „to už se dozvíš přímo na schůzce“ není zrovna ideálním způsobem předání informací).

U schůzek platí v zásadě to, co u e-mailů – měli bychom zvát pouze lidi, kterých se skutečně týkají. A taky si ujasnit, jak by schůzka měla probíhat a co je potřeba na ni připravit. Organizátor schůzky by měl udělat víc než odeslat pozvání do kalendáře. A pokud jste naopak na seznamu pozvaných, měli byste vědět, co se od vás na schůzce očekává. Pokud je odpovědí „poslechnout si, co se bude dít“, pak naprosto stačí, když vám kolegové pošlou zápis nebo vás budou pouze informovat o výsledku.

4. Bez (většiny) zpravodajství se obejdete

Aha, takže abych byl produktivnější, musí se ze mě stát ignorant?! Inu, pokud tím myslíme „ignorovat věci, které momentálně pro plnění úkolu nejsou důležité“, pak ano. Znáte to – máte pocit, že se jen rychle podíváte, co se aktuálně děje, zaujme vás ale další titulek a pak ještě tenhle… A najednou zjišťujete, že místo produktivní činnosti vlastně bezcílně surfujete po internetu (což vás vlastně ani netěší).

Pokud chcete být nutně v obraze a nemůžete žít bez vědomí toho, s kým je zrovna ve vztahu vaše oblíbená celebrita, vyhraďte si určitý přesně vymezený čas, kdy budete zprávy číst. Ale pokud se věnujete už nějakému úkolu, pak se bez této informace jistě obejdete. Jestliže potřebujete pauzu a běžně pracujete na počítači, pak je tak jako tak lepší věnovat se něčemu zcela odlišnému než vyměnit jedno civění do monitoru za jiné.

Hlavní není následovat tyhle tipy – nejde o žádné revoluční recepty! – ale dělat věci vědomě a nebát se říkat „ne“ (není tohle vlastně dobré předsevzetí?). Jedině tak nebudeme ve vleku událostí – a jedině tak můžeme skutečně stanovovat priority a řídit svůj čas.

Autor: Kristián Hloušek

  • Share/Bookmark
NAPSAL Proximity Prague V 17:10
KATEGORIE: management